Yritystoiminnan tehostaminen

Koho – toiminnanohjausjärjestelmä ja palvelun käyttöönotto

[fa icon="calendar"] 9.2.2018 13:06 / by Koho

Koho on pilvipalveluna toteutettu asiantuntijayritysten toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla yritykset voivat laskuttaa helposti tarjoamansa tuntityöt, projektit ja sopimukset. Koholla on mahdollista hoitaa yrityksen kokonaisvaltainen työnohjaus ja huolehtia, että työt tulevat tehdyksi ja laskutetuksi.


Laptop Work-10.jpgJärjestelmän kattavan raportoinnin avulla yrityksen johtohenkilöt pääsevät tarkastelemaan muun muassa yrityksen myyntiennusteita, toteutunutta laskutusta sekä asiakas- ja työntekijäkannattavuuksia. Lisäksi heillä on pääsy mittavaan työajan ja asiakaskirjausten seurantaan.

”Koho taipuu myös erilaisten myyntiorganisaatioiden tarpeisiin, sillä järjestelmä pitää sisällään myös tarjousjärjestelmän integraatiomahdollisuuksineen”, huomauttaa Koho Sales Oy:n projektipäällikkö Kalle Raitio.

Käyttöönoton kuusi vaihetta

Kohon käyttöönotto toteutetaan etäpalaverien välityksellä. Käyttöönottoon kuluu asiakkaalta aikaa muutamia tunteja ja se toteutetaan osissa. Prosessi on suunniteltu asiakkaalle mahdollisimman helpoksi ja vaivattomaksi.

1. Kohon projektipäällikkö soittaa asiakkaalle ja kertoo, kuinka käyttöönotto tullaan toteuttamaan. Samalla selvitetään asiakkaan toimintaan vaikuttavat erityistekijät ja käydään läpi, mitä asiakirjoja, materiaaleja ja tietoja käyttöönottoon tarvitaan. Lisäksi asiakkaan kanssa sovitaan käyttöönottokoulutusten ajankohdat. Puhelusta koostetaan yhteenveto, joka sisältää sovitut asiat ja esimerkkitiedostot, joiden avulla asiakas voi toimittaa tarvittavat materiaalit.

2. Toimitettujen materiaalien pohjalta luodaan toimiva tili, jonka viimeistelevät määritykset tehdään yhdessä asiakkaan kanssa pääkäyttäjäkoulutuksen yhteydessä. Kohon projektipäällikkö toimittaa asiakkaalle etäkoulutusjärjestelmän osallistumislinkin ennen jokaista käyttöönottoon kuuluvaa palaveria tai koulutusta. Projektipäällikkö huolehtii että asiakas pääsee liittymään jokaiseen sovittuun koulutukseen.

3. Pääkäyttäjäkoulutuksessa asiakkaan kanssa käydään tarkasti läpi järjestelmän toiminta, asetukset sekä pääkäyttäjän vastuuksi muodostuvat tehtävät. Koulutukset suunnitellaan asiakkaan tarpeet huomioiden ja ne ovat luonteeltaan keskustelevia, jolloin asiakkaan toiveet järjestelmän toiminnasta pystytään toteuttamaan.

4. Pääkäyttäjäkoulutuksen jälkeen varataan usein muutama päivä aikaa, joiden aikana pääkäyttäjä pääsee yhdessä Kohon projektipäällikön kanssa muodostamaan työnohjauksellisia toimintoja järjestelmään.

5. Kun asiakkaan tili on määritetty kuntoon, Kohon projektipäällikkö kouluttaa asiakkaan henkilöstön pääkäyttäjien kanssa sovitun tavan mukaisesti. Tämän jälkeen Koho otetaan yrityksessä tuotantokäyttöön.

6. Käyttöönottopäivän jälkeen Kohon projektipäällikkö testaa yhdessä asiakkaan kanssa myyntilaskutuksen ja muiden sovittujen järjestelmien integraatiot sekä kouluttaa yrityksen laskuttajat.

Etäkoulutusten tukena asiakkaalla on pääsy Kohon verkkopohjaiseen ohjeportaaliin. Asiakas voi halutessaan käydä lukemassa kuvallisia, yksityiskohtaisia ohjeita haluamistaan toiminnallisuuksista.

”Toivomme ja kehotamme asiakkaita olemaan meihin yhteydessä kaikissa asioissa, jotta he saavat

omasta järjestelmästään aina parhaan mahdollisen käyttökokemuksen”, toteaa projektipäällikkö Kalle Raitio.

Kohon käyttäjämäärään perustuvaan hinnoitteluun kuuluu asiakkaalle maksuton asiakaspalvelu, jolla asiakkaille pystytään takaamaan helppo ja vaivaton yhteydenpito Kohon asiantuntijoiden kanssa niin käyttöönottovaiheessa kuin sen jälkeenkin. Tavallisesti tilauksesta menee noin kuukausi siihen, että järjestelmä on asiakkaan aktiivikäytössä. Näin asiakkaalle ei muodostu kiireen tunnetta Kohon käyttöönottoon liittyen. Kiiretilanteissa voidaan ottaa yrityksessä käyttöön jopa viikon sisällä tilauksesta.

Koho tuo yritykselle mittavia säästöjä

”Koho on tällä hetkellä markkinoiden paras ja helpoin toiminnanohjaus-, tuntikirjaus-, työajanseuranta- ja myyntilaskutusjärjestelmä. Sen yritykselle tuomat hyödyt voidaan todeta suoraan euromäärissä syntyvinä säästöinä”, kertoo Raitio.

Riippumattoman vertailututkimuksen perusteella yritys, jonka käytössä oli entuudestaan toinen toiminnanohjausjärjestelmä ja joka otti rinnalle käyttöön Kohon, säästi siirtymällä Koho-käyttäjäksi yhden työpäivän verran aikaa kuukausitasolla käyttäjää kohden. Säästöt ovat vielä mittavampia niissä yrityksissä, joissa toiminnanohjausjärjestelmä ei ole entuudestaan käytössä.

Kehitystyökaluna asiakkaiden ehdotukset ja ideat

”Saamme paljon kiitosta asiakaspalvelumme laadusta sekä järjestelmän muokkautuvuudesta asiakaskohtaisiin tarpeisiin. Yksi Kohon tärkeimmistä kehitystyökaluista onkin asiakkailta tulevat ehdotukset ja ideat”, kiittelee Raitio.

”Kuuntelemme ja toteutamme asiakkaiden kehitysideoita mielellämme, mikä takaa meille myös tyytyväisiä käyttäjiä.”

Kohon näkökulmasta on luonnollisesti olennaista, että asiakkaiden tilit toimivat moitteetta. Asiakkaita kehotetaankin ottamaan virhetilanteissa yhteyttä viipymättä, jolloin isompia ongelmia ei pääse muodostumaan tai ne saadaan välittömästi ratkaistua.

”Tärkeimpänä kuitenkin pidän järjestelmän takana häärääviä ihmisiä. Heidän ammattitaitonsa omilla osa-alueillaan on joskus jopa mykistävää. Varsinkin kolmen yrittäjäjäsenen omistautumista Koholle on kannustavaa ja ihailtavaa seurata vierestä”, summaa Kohon projektipäällikkö.

Katso paljonko Koho maksaa tiimilleni tästä linkistä, tai lue Kohon ominaisuuksista tästä linkistä.

Tilaa Ilmainen Esittely

Topics: käyttöönotto, käyttöönottoprosessi

Koho

Written by Koho

Koho on uudenajan pilvipalvelu jolla tehostat yrityksesi myyntilaskutusta jopa 90%!

Tilaa blogi sähköpostiisi