Yritystoiminnan tehostaminen

Aalto Yliopiston tutkimus ja myyntilaskutuksen kustannukset Osa 2.

[fa icon="calendar"] 3.5.2017 21:45 / by Mikael Wallstén

Koostimme blogin toisessa vaiheessa tutkimusmateriaaleista mielenkiintoisia faktoja, jotka kertovat kuinka paljon aikaa ja kuluu Suomalaisilla asiantuntijaorganisaatioilla myyntilaskutuksen eri vaiheisiin.

Teimme yhteistyössä Aalto Yliopiston kanssa tutkimuksen, missä laskutukseen kuluvista resursseista tehtäisiin puolueeton tutkimus. Tutkimukseen osallistui 33 yritystä Helsingistä. Haastattelut tehtiin puhelimitse tai paikan päällä. Tulokset ovat yrityksien omia arvoita. Lopputuloksena syntyi Haaga-Helian opinnäytetyö sekä Aalto Yliopiston gradu.


Analyysi tuloksista

Tuloksista selvisi, että verrattain pieni osa yrityksistä käyttää apunaan toiminnanohjausta. Suurin osa PK-yrityksistä käyttävää vain taloudenhallintajärjestelmää. Tästä syystä esimerkiksi 1-3 miljoonaa vaihtavat asiantuntijaorganisaatiot kuluttavat keskiarvolta yli 150 tuntia pelkkään myyntilaskutukseen. Korkea tuntimäärä johtuu siitä että vain 17% tutkimuksessa mukana olleista yrityksistä käyttävää taloudenhallintajärjestelmän lisäksi tuntikirjausjärjestelmää tai toiminnanohjausjärjestelmää. Tietoa metsästetään eri lähteistä ja eri henkilöiltä. Pahimmillaan tietoa jää pois laskutuksesta, joka nostaa myyntilaskutuksen kustannukset korkeiksi.

Laskutuksen todellinen hinta asijantuntijayrityksissä

Screen Shot 2017-05-03 at 22.07.42.png

Infograafissa on jaoteltu yritykset liikevaihdon mukaan luokkiin ja laskettu kyseisen luokan keskiarvo käytetyille tunneille per kuukausi ja laskettu siitä tuntipalkan mukaan euromääräinen myyntilaskutuksen kustannus.

Tutkimuksen mukaan tuntikirjausjärjestelmä tai toiminnanohjausjärjestelmä nopeuttaisi laskutusprosessia melkein 60% verrattuna pelkän taloudenhallintajärjestelmän käyttöön. Usein tuntikirjausjärjestelmän puuttuminen johtaa myös siihen, että myyntilaskujen lähetysaika viivästyy joka johtaa mahdollisiin luottotappiohin.

Muita huomioita tutkimuksessa oli, että tuntikirjaukset tehdään 66% yrityksistä paperille tai Exceliin, ja yli 60 prosentissa yrityksistä syötetään samoja tietoja useita kertoja joka altistaa tietojen häviämiseen. Tutkimukseen vastanneista yrityksistä 85% myöntää hävittävänsä laskutusmateriaalia manuaalisen toimintatavan vuoksi.

Lataa tutkimuksen tulokset tästä

Asiantuntijaorganisaatioden kehityskohdat

  1. Suoraviivaistaa toimintatapoja ja jättää pois manuaaliset työvaiheet
  2. Tuotteistaa ja helpottaa laskutusta
  3. Ottaa taloudenhallintajärjestelmän rinnalle toimintaa ohjaava ohjelmisto

Vanhat ja raskaat työvaiheet pitää tunnistaa ja muuttaa nykyaikaisiin. Tämä vaatii usein tuotteistamista ja hinnoittelun muutosta. Nykyaikaiset ohjelmistot auttavat toiminnan kehittämisessä. Ohjelmistoa etsiessä ei kannata haukata liian isoa palaa kakkua. Ohjelmisto, joka kattaisi "kaiken tarpeellisen" on todennäköisesti kallis tai liian vaikea käyttää. Pätevä projektipäällikkö osaa auttaa käyttöönotossa ja neuvoa mahdollissa toimintatapamuutoksissa.

Mitä toiminnan kehittäminen mahdollistaa

Asiakkailta saamiemme tietojen mukaan Koho-toiminnanohjausjärjestelmä lisää yrityksen myyntilaskutusta yli 20% ja myyntilaskutusprosessi tehostuu jopa 90%. Myynnin kasvu muodostuu suoraviivaisemmasta prosessista, jonka avulla saadaan kaikki materiaali laskulle sekä poistetaan unohdukset. Kohon avulla yrityksen tarjous-, sopimus- ja projektitiedot pysyvät selkeästi yhdessä paikassa. Työntekijät pystyvät tekemään tuntikirjaukset helposti projekteille, jolloin kaikki tunnit ja tuotteet päätyvä laskulle, eikä tule unohduksia. 

Samalla Kohosta saa kattavat raportit projektien ja asiakkaiden kannattavuudesta, sekä valmiit tunti-ilmoitukset työntekijöiden palkanmaksua varten.

Tilaa ilmainen Koho-esittely

Koho-toiminnanohjaus on asijantunjijayritysten tarpeisiin tehty ohjelmisto

Koho tehostaa asijantuntijayritysten keskeisiä toimintoja kuten tuntikirjaus-, tuntilaskutus- ja työajanseurantaprosesseja. Lue myös miten asiakkaamme tilitoimisto Casvu Group tehosti myyntilaskutustaan