Menestystarinat

Toiminnanohjaus on HM-Tilipalvelun tärkein työkalu

[fa icon="calendar"] 28.4.2016 11:07 / by Koho

HM-Tilipalvelut laittoi toiminnanohjausjärjestelmän ajantasalle

HM-Tilipalvelu Oy

HM-Tilipalvelu Oy on Malmilla toimiva kahdeksan hengen tilitoimisto, joka on keskittynyt erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten taloushallintopalveluun.  Koho on tullut taloon vasta vuoden 2015 lokakuussa, mutta ohjelmistosta on jo ehtinyt tulla vakiintunut työkalu.

 

Tuntiseuranta pitää kirjaa laskutettavista tunneista

 – Työrutiineitamme on erityisen paljon helpottanut Kohon työlista. Kirjanpitäjämme voivat yhdellä klikkauksella vaihtaa työajan seurannan seuraavan asiakkaan kohdalle. Kohon ajanottotoiminnon avulla pystymme seuraamaan tarkasti, kuinka paljon aikaa kunkin asiakkaan työt vievät ja onko laskutuksemme oikealla tasolla. Muutamassa tapauksessa olemme sopineet asiakkaan kanssa uuden sopimushinnan, kun olemme huomanneet arvioineemme työmäärän alakanttiin. Kun työmäärä kohtaa laskutettavat tunnit, toimintamme on kannattavaa emmekä tee ilmaista työtä, toimistopäällikkö Margit Toivonen kertoo.

Muutos entiseen on Margit Toivosen mukaan merkittävä, sillä aikaisemmin työtunteja seurattiin kellosta: – Työpäivän tai –viikon päätteeksi työtunneista tehtiin yhteenveto ja siitä edelleen lasku. Työtuntien kirjaamiseen saattoi kulua useampi tunti, eikä tarkkuus ollut samaa luokkaa nykyisen toimintatavan kanssa. Nykyään Koho on jatkuvasti auki taustalla, eikä työtunteja jää juurikaan merkitsemättä. Asiakaspuhelukin voidaan helposti kellottaa oikealle yritykselle, jolloin yllättäväkin tapahtuma tulee kirjattua järjestelmään oikean asiakkaan kohdalle.

HM-Tilipalvelussa tiettyä asiakkuutta hoitava kirjanpitäjä ja palkanlaskija pääsevät molemmat näkemään Kohossa kyseisen asiakkaan kohdalla tehdyt toimenpiteet. Kun kirjanpitäjä on merkinnyt tekemänsä toimenpiteet ja työtunnit Kohoon, helpottuu sekä asiakkaan laskuttaminen että palkanlaskijan työ. Kun työtunnit ovat aina ajan tasalla, voidaan myös lasku lähettää milloin tahansa. 

Raportit ja tehtävälistat aktiivisessa käytössä

– Kohosta saatavien raporttien avulla voimme seurata ajankäytön ja palveluiden kannattavuuden lisäksi muun muassa työntekijöiden tuottavuutta talolle sekä koulutuksiin käytettyä aikaa. Taloushallintoliitolle vuosittain tehtävät tilastot asiakkuuksista on myös nykyään helppo saada suoraan Kohosta ja lähettää eteenpäin, Margit Toivonen kertoo.

Tehtävälistat ovat myös HM-Tilipalvelulla aktiivisessa käytössä. – Tehtävienhallintaa käytetään esimerkiksi muistutuksena silloin, kun asiakas ei ole ehtinyt vielä toimittaa jotakin tiettyä dokumenttia, eikä työtä ole voitu viedä loppuun. Tehtävienhallintaan voi kirjoittaa erilaisia huomioita, jotta myös muu tiimi pysyy ajan tasalla. Toiminto on myös erinomainen muistuttaja verojen lähettämisestä. Tehtävienhallinasta voi myös tarkistaa, onko jokin toimenpide jo tehty.

Ohjelmistot ajan tasalle 

Kun Margit Toivonen tutustui ensimmäistä kertaa Kohoon, hän vakuuttui ohjelmiston näppäryydestä ja helppokäyttöisyydestä. Myös raporttipuoli vaikutti hänen mukaansa modernilta ja houkuttelevalta. Kun Kohon hankintaan päädyttiin, vaihtui samaan aikaan myös laskutusohjelma. Kahden uuden ohjelmiston samanaikainen opettelu ja synkronointi oli Toivosen mukaan alussa raskasta, mutta panostus on kannattanut, koska tällä hetkellä moni työvaihe hoituu entistä vaivattomammin. 

– Koho otettiin yhdellä kertaa koko henkilökunnan käyttöön, mikä vaati alussa henkilökunnan aikaa ja vaivaa. Kun asiakkaiden tiedot saatiin tallennettua Kohoon, ja järjestelmän käyttökin on alkanut rutinoitua, ovat käyttökustannukset osoittautuneet erinomaisiksi. Vaikka alussa uuden järjestelmän opettelu vaatii aina ylimääräistä panostusta, Kohon on oppinut hyvin nopeasti, etenkin, kun se on meillä jatkuvassa käytössä, Margit Toivonen kuvailee.

– Koholta on saanut myös pikaisesti apua aina, kun on tullut ongelmatilanne eteen. Asia on ratkennut usein yhdellä puhelinsoitolla! Olemme olleet tyytyväisiä nopeaan vastausaikaan, Toivonen iloitsee.

Margitin kokemuksen mukaan Koho sopisi hyvin tilitoimistojen ohella esimerkiksi asianajotoimistoihin sekä muille helppoa tuntiseurantaa ja tuntilaskutusta hakeville yrityksille.

– Kuukausittainen vakiolaskutus toimii myös hienosti, ja tämä ominaisuus voisi palvella hyvin kiinteistöhallinta- ja isännöintipuolella, hän kokoaa.

 

Lue myös aiemmin ilmestynyt blogi, jossa Tilihalmeen Salla kertoo miten tilitoimisto voi tehostaa toimintaa Koho-toiminnanohjausken avulla. Lue blogi tästä linkistä

 

Lisätietoa Kohon ominaisuuksista tästä linkistä

Lataa Koho esite tästä linkistä

Tilaa Ilmainen Esittely

Topics: Tilitoimistot, Toiminnanohjaus, Työlista

Koho

Written by Koho

Koho on uudenajan pilvipalvelu jolla tehostat yrityksesi myyntilaskutusta jopa 90%!

Subscribe to Email Updates